Die E-Mail ist seit Jahrzehnten das zentrale Kommunikationsmittel in Unternehmen – doch oft arbeiten Teams noch mit veralteten Systemen, die die Produktivität ausbremsen, Sicherheitsrisiken bergen oder schlicht nicht mehr zeitgemäß sind. Der Schritt zu einer modernen Mailplattform eröffnet neue Möglichkeiten: mehr Flexibilität, stärkere Zusammenarbeit und eine spürbar effizientere IT.

Doch eine Mailmigration ist mehr als nur der Wechsel von Postfächern – sie ist ein strategisches Projekt, das sorgfältige Planung, technisches Know-how und eine klare Vision erfordert. Genau hier beginnt unsere Success-Story: Wie wir gemeinsam mit unserem Kunden den Umstieg gemeistert haben, welche Herausforderungen wir gelöst haben und welchen Mehrwert die neue Umgebung heute bietet.

Ausgangssituation
Der Kunde nutzte eine lokale Exchange On-Premises Umgebung mit zwei aktiven Maildomänen (z. B. @firma1.deund @firma2.de).
Diese Maildomänen waren nicht sauber im Active Directory abgebildet – viele Benutzerkonten hatten keine eindeutige oder konsistente Zuordnung zu einer der beiden Maildomänen.
Die Folge: Unübersichtliche AD-Strukturen, manuelle Nacharbeit bei Benutzerobjekten und eingeschränkte Automatisierungsmöglichkeiten.

🚀 Projektziel
Migration aller Postfächer – inkl. beider Maildomänen – zu Microsoft 365 Exchange Online
Ziel: Eine saubere, einheitliche Strukturfür Benutzer und Maildomänen schaffen.
Gleichzeitig sollte das AD im Zuge der Migration bereinigt und die Zuordnung der Benutzer zu den jeweiligen Maildomänen klar definiert werden.

Umsetzung & Tools
Die Migration wurde mit CodeTwo Office 365 Migration durchgeführt – ein bewährtes Tool für Exchange-Migrationen.
Besondere Herausforderungen:
– Migration von Postfächern mit abweichenden primären SMTP-Adressen
– Trennung und saubere Abbildung der beiden Maildomänen in Microsoft 365
– Delta-Synchronisierung ermöglichte nahezu unterbrechungsfreie Umstellung
– Parallel: Konsolidierung und Korrektur der AD-Benutzerattribute zur langfristigen Standardisierung

✅ Ergebnis
– Alle Postfächer wurden vollständig und fehlerfrei in Microsoft 365 übertragen – inklusive der beiden Maildomänen
– Die Benutzer konnten am Folgetag reibungslos weiterarbeiten, ohne Änderungen in ihrem Outlook-Profil
– Die Maildomänen sind jetzt sauber in M365 abgebildet, das AD ist aufgeräumt und standardisiert
– IT-Prozesse wurden vereinfacht, Supportaufwand reduziert, Skalierbarkeit verbessert

💡 Lessons Learned
Bei Multi-Maildomänen-Szenarien ist eine saubere Vorarbeit im AD essenziell für eine erfolgreiche Cloud-Migration.