IT sollte in keinem Unternehmen erst dann ein Thema werden, wenn es bereits „brennt“.  Wenn Prozesse zu langsam oder zu umständlich sind, sie gar nicht funktionieren oder sogar Daten verloren gehen, dann leidet das Kerngeschäft jedes Unternehmens und gefährdet den Erfolg.

Darum ist unser Anspruch bei woelke – „IT mit Sinn“ unsere Kunden frühzeitig und ganzheitlich zu einer erfolgreichen IT-Strategie zu beraten, diese umzusetzen und als verlässlicher Partner auch im Service zur Verfügung zu stehen. Heute möchten wir Ihnen vorstellen, wie ein solches Projekt aussehen kann. Dafür haben wir einen unserer Techniker zu einem größeren Projekt aus 2021 befragt.

Was war der Ausgangspunkt für das Projekt?

Unser Kunde nutzt über 35 Rechner in seinen Filialen und in der Verwaltung. Er ließ diese bislang durch einen internen IT-Administrator betreuen. Die Datensicherung erfolgte dabei manuell über externe Speichermedien. Nun hatte der Kunde den Wunsch die Zuverlässigkeit und Qualität seiner IT-Prozesse zu steigern, indem er eine neue zentrale IT-Struktur aufbaut, für die er auch in der anschließenden Betreuung einen sehr guten Service erhält.

Welche Besonderheiten waren zu beachten?

Kein Kunde ist wie der andere. Daher mussten wir die bestehende Infrastruktur mit mehreren Rechnern, die speziellen Branchenanforderungen und die Filialanbindung in der Analyse der Bedürfnisse und in der Umsetzung des Projekts berücksichtigen.

Wie seid Ihr vorgegangen?

Zuerst haben wir eine Bestandsaufnahme durchgeführt und dann ein Konzept erstellt, welches alle Bedürfnisse des Kunden abdeckt. Dann ging es an die Umsetzung. Hier war zunächst die komplette Datenübernahme wichtig. Danach haben wir das komplette System auf eine cloudbasierte Office 365 Lösung umgestellt und alle relevanten Schnittstellen z.B. mit Druckern und der Telefonanlage angepasst. Schließlich haben wir mehr als 35 neue Geräte eingerichtet und ausgeliefert.

Welche Vorteile hat der Kunde denn durch Office 365?

Generell ist der große Vorteil, dass die Mitarbeiter*innen sich jetzt von jedem beliebigen Gerät aus mit ihren Kolleg*innen, mit relevanten Informationen und Inhalten verbinden können.

Aus unternehmerischer Sicht konnten wir mit unserer Cloudbasierten Lösung viele weitere Vorteile schaffen:

• Die Datensicherheit wird durch regelmäßige Backups erhöht.
• Die Daten sind vor externem Zugriff geschützt.
• A. eine automatische E-Mailarchivierung schafft Rechtssicherheit.
• Unterschiedliche Rechte für verschiedene Nutzer können einfach vergeben werden, dadurch ist die Verwaltung einfach.
• Updates werden regelmäßig eingespielt.
• Es fallen keine weiteren einmaligen Lizenzkosten an.

Wie lange hat die komplette Umsetzung dieses Projekts gedauert?

Von der Planung bis zur Übergabe hat die Projektumsetzung knapp 4 Monate gedauert.

Wie war das Kundenfeedback?

Der Kundenkontakt war im gesamten Projektverlauf immer gut. Wir haben ihm jede Woche eine Rückmeldung über unseren Fortschritt gegeben und relevante Absprachen am Telefon getroffen. Als Rückmeldung nach Projektabschluss haben wir dann gehört, dass der Kunde unseren persönlichen und vertrauensvollen Umgang  in der Projektumsetzung sehr geschätzt hat. Darüber sind wir sehr froh und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit bei der Betreuung des Systems.